Cómo identificar un documento como confidencial
Con el incremento en la amplitud, velocidad y variedad de medios disponibles para la comunicación digital, guardar la confidencialidad de los documentos se ha convertido en una preocupación para las empresas y los individuos. Como un documento del Departamento de Comercio sobre el tema señala, manteniendo la confidencialidad del documento comienza con la identificación adecuada de los documentos que necesitan ser protegidos. estructura subyacente de una organización tiene que evaluar los documentos que requieren la confidencialidad al principio del proceso - antes de que se difundan - o intenta mantener la confidencialidad generalmente no cumplen con los objetivos deseados.
Activación de los procedimientos de confidencialidad
Un documento de la Universidad de Purdue en la protección de la confidencialidad de los documentos señala que para un programa de confidencialidad para trabajar, una organización debe contratar o formar personal calificado para identificar las clases de documentos que requieren la confidencialidad, y estas personas deben trabajar para crear una cultura de la confidencialidad de los documentos dentro de cada departamento de una organización. Los procedimientos deben ser rutinarias que identifican a la amplia variedad de documentos que requieren un tratamiento confidencialidad. Y el personal debe entender qué medidas son necesarias para protegerlos. Entre las clases de documentos digitales y de papel que normalmente requieren la identificación temprana son los que se identifican los empleados o clientes por edad, sexo, estado de discapacidad, número de seguro social, dirección de su casa, beneficios, reclamos y todas las decisiones sobre el personal y los datos de transacciones de tarjetas de crédito. La investigación, incluso si no son elegibles para las patentes o derechos de autor, también debe ser identificado y procedimientos establecidos para asegurar la confidencialidad.
Un proceso fácil
Marcado de un documento "confidencial" es bastante fácil de hacer, en función del software de procesamiento de textos que emplean. En Word, haga clic en "Diseño de página". A continuación, haga clic en "Marca de agua", y elegir la opción "Confidencial". Esa marca de agua aparecerá en la versión impresa del documento. También puede obtener una vista previa en "Diseño de impresión" o "Lectura de pantalla completa." Otro software ofrecen funciones similares. También puede sello de goma "Confidencial" en las páginas de los documentos impresos.